3 passos para ser um administrador de sucesso

Hoje compartilharemos com você algumas habilidades e comportamentos de gestores de sucesso. Obviamente, esses comportamentos não são os únicos que podem causar um impacto positivo em você e em seu negócio.

Mas, começando por transformar esses comportamentos e atitudes em você e no seu ambiente, você pode criar uma equipe de alta performance e, no meio do caminho, se transformar em um gestor melhor. Comece fazendo dessas dicas uma rotina. Depois, aprimore e expanda o seu comportamento e conhecimento permitindo que novos comportamentos floresçam.

No fim do dia, quem ganha não é só você, mas sua equipe, seu negócio e seus resultados.

Veremos a seguir algumas dicas sobre três pontos fundamentais para uma gestão de sucesso nos dias atuais, são elas:

• GESTÃO DE RECURSOS
• GERENCIAMENTO DO TEMPO
• CERTIFICAÇÃO DIGITAL
  

GESTÃO DE RECURSOS

A gestão empresarial refere-se ao grupo de técnicas utilizadas para elevar os resultados do negócio. Essas estratégias consideram as finanças, a estrutura e o relacionamento de uma determinada organização com o seu público-alvo.

Esse tipo de gestão visa um melhor desempenho a cada mês ou ano. Geralmente, as tarefas de gerenciamento corporativo são feitas pelos diretores ou supervisores. Em seguida, esses profissionais orientam os colaboradores a reavaliarem a sua forma de trabalhar para gerar ainda mais faturamento.

Os impactos de uma gestão empresarial bem-sucedida são inúmeras vantagens para toda a empresa e seus funcionários. Primeiramente, há uma centralização da gerência, em que os colaboradores capacitados possam cuidar da gestão.

SEGUEM ALGUMAS BOAS PRÁTICAS NA GESTÃO DE SUA EMPRESA

1. ATENÇÃO A GESTÃO DE PESSOAS
   A base de qualquer empresa são as pessoas. A equipe de marketing pensa em como atrair o consumidor, o pessoal do atendimento ao cliente resolve os problemas e garante a fidelização, os vendedores fazem a linha de frente no ponto de venda etc.
   
   Se os colaboradores são tão importantes assim, nada mais justo do que dar uma atenção especial para eles, concorda? A gestão empresarial precisa, portanto, valorizar os funcionários. Isso pode e deve ser feito por meio de treinamentos para capacitar os seus liderados, como planos de carreira, metas bem definidas, bônus por produtividade e outras abordagens voltadas para a gestão estratégica de pessoas.
   
2. USE FERRAMENTAS QUE OTIMIZEM SUA GESTÃO
   Gerenciar uma organização é uma atividade desafiadora, que demanda flexibilidade, agilidade e foco. Você sabe quantas tarefas têm para resolver durante o dia? E quais as suas prioridades? São muitas demandas e atribuições para o profissional administrar simultaneamente — e, com frequência, pode ser complicado saber quais delas necessitam de mais atenção.
   
   Quem deseja alcançar bons resultados deve ter precisão nas atividades diárias. Portanto, usar tecnologia nessas horas é muito importante.
   
   Ferramentas como Evernote, Dropbox, Trello, entre outras são de suma importância nesse processo.
   
3. PLANEJE SUA GESTÃO
   O foco do planejamento produtivo é a otimização da produtividade. Para isso, são implementadas medidas que retenham desperdícios, custos elevados e gastos desnecessários. Nesse caso, o gestor precisará prever todas as etapas do processo para, então, torná-lo mais ágil e efetivo, impactando positivamente os lucros e todos os setores da empresa.
   
4. OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS
   Ao longo da vida de uma empresa, vários processos são criados para resolver problemas ou suprir uma demanda pontual. Depois de algum tempo, eles ficam obsoletos e atrapalham a continuidade do trabalho, sendo úteis apenas para gerar burocracia.
   
   Você precisa evitar esse tipo de situação. Então, avalie cada processo interno e os adéque às métricas atuais e aos objetivos da companhia. Elimine o desnecessário, busque melhorias e mantenha o que funciona bem. Além disso, faça uma revisão periódica dos processos, para evitar que alguma atividade obsoleta consuma o seu lucro e atrapalhe a produtividade.
   
5. ESTEJA ATENTO NO MERCADO
   Prestar atenção ao que acontece ao seu redor é igualmente importante para garantir uma boa gestão. Você precisa conhecer o comportamento de consumo dos clientes, ficar de olho nas mudanças e observar as ações da concorrência. É possível, assim, detectar as tendências, adotar novos processos e inovar de forma rápida, bem como antever ocasionais crises.
   
6. AGREGUE VALOR A SEU NEGÓCIO
   Para manter seus produtos bem posicionados no mercado é necessário mais que qualidade. Em um mundo cheio de ofertas e informações, cultivar uma boa imagem e reforçar seus valores diante da sociedade é uma necessidade.
   
   Portanto, aposte em divulgação adequada, fortaleça a sua imagem e demonstre que as suas atividades vão muito além da produção. Apoiar uma causa e criar campanhas sociais, por exemplo, são boas maneiras de fazer isso.
   

GERENCIAMENTO DO TEMPO

A gestão do tempo é um conjunto de atividades para otimizar o tempo disponível, ou seja, extrair o máximo de valor possível das horas que você tem a sua disposição. Isso significa, como mostra Christian Barbosa em “A Tríade do Tempo”, fazer o que realmente é importante, o que nos deixa mais próximo do que tem significado para nossas vidas, como objetivos pessoais e profissionais.

O especialista diferencia essas tarefas das urgentes e circunstâncias. Urgente é o que estamos obrigados a fazer agora, porque já não existe margem para adiamentos. Circunstancial é tudo aquilo que é inútil ou meramente cômodo.

Imagine, por exemplo, que você precisa revisar a matéria da prova. Faltando um mês, a tarefa é importante e deve ser agendada com eficiência. Se você deixar de revisar para ver as redes sociais, fará algo circunstancial. Já se procrastinar até o último dia, na manhã do exame, a tarefa se tornará urgente.

GESTÃO DO TEMPO É REALMENTE IMPORTANTE?

As técnicas de gestão de tempo contribuem com a organização, planejamento e controle das atividades. Ademais, a área está intimamente ligada à produtividade, tomando emprestado muitas das ferramentas para aumentar a performance.

DEFINA PRIORIDADES
Ás vezes temos a falsa ilusão de que estamos sendo produtivos e realizando grandes coisas pelo fato de estarmos muito ocupados fazendo várias. Essa é uma das maiores ciladas. Estar fazendo várias coisas não significa que você está sendo produtivo, uma vez que podem ser várias coisas sem importância ou não tão urgentes.

Saber gerenciar seu tempo pra fazer as coisas mais importantes e mais urgentes primeiro é essencial. Pergunte a si mesmo: qual atividade é mais importante e quanto tempo deve ser utilizado para ela?

Também tem a regra dos 2 minutos: se você tem alguma atividade para fazer que dura no máximo 2 minutos, faça imediatamente. Assim você vai eliminando as tarefas que podem ser feitas já e não tem perigo de esquecê-las.

METAS, OBJETIVOS E PRAZOS
Não tem como ser produtivo sem traçar metas e objetivos do que você quer e precisa fazer. Por isso, defina metas e objetivos para si mesmo e tenha o comprometimento de que sejam realistas e possíveis de realizar. Do mesmo jeito, defina prazos e se esforce para concluir as tarefas dentro dos prazos. Tenha foco e “perca um tempo” analisando quanto tempo precisa ser dedicado cada tarefa específica.

ELIMINE O QUE TE FAZ PERDER TEMPO
Podem ser aqueles 5 minutinhos conferindo as redes sociais que se transformam em 30, aquela descansada pós-almoço que demora mais do que o imaginado ou qualquer outra coisa que você perceba que tome seu tempo ou te faça procrastinar.

É muito importante ter essa consciência e usar isso como seu aliado. Aos poucos você começa a não se permitir cair nas famosas ciladas que te fazem perder o foco e perder seu tempo.

Quer quais hábitos podem estar matando sua produtividade?

GASTE TEMPO COM O QUE REALMENTE IMPORTA
Essa talvez seja a mais importante: muitas pessoas acham que estão sendo super produtivas por estarem fazendo muitas coisas ao mesmo tempo. Porém, a tarefa realizada na hora errada não é de muita utilidade e pode mais atrapalhar do que ajudar.

Foque no mais importante e faça uma coisa de cada vez. Fazer várias coisas ao mesmo tempo vai te dar a falsa sensação de estar produzindo muito, quando na verdade você não está concluindo o que realmente deveria.

ESTEJA ATENTO
A gestão do tempo e a produtividade devem andar juntos, porque ser produtivo não tem nada a ver com o número de horas trabalhadas, mas justamente nos resultados gerados nestas horas!

Gerenciar o tempo não se trata de programar cada detalhe, mas sim adquirir controle sobre o seu tempo disponível.

CERTIFICADO DIGITAL

A tecnologia vem trazendo agilidade e ganhos de eficiência para todas as áreas da nossa vida. A assinatura digital se insere nesse contexto, proporcionando diversos benefícios para as empresas, com economia de custo e de tempo.

Pense no contrato com um fornecedor. Para assiná-lo do jeito tradicional, é preciso imprimir o documento, assinar todas as vias, rubricar todas as páginas, ir a um cartório reconhecer firma das assinaturas e, depois, armazenar o documento, ocupando um espaço físico na empresa. A assinatura digital permite eliminar todo esse processo. Ela é composta por um certificado digital (dado pela autoridade certificadora) e por uma chave privada, que será utilizada pelo dono da assinatura para assinar os documentos digitais.

A chave atesta eletronicamente que a pessoa ou empresa dona dessa chave assinou o documento digitalmente. Por isso, é uma maneira segura e legal para assinar documentos digitais de qualquer lugar, em qualquer momento.

O certificado digital pode ser definido como um arquivo que contém uma assinatura digital, de forma que isso assegure a confidencialidade das informações contidas no documento. Esse sistema foi desenvolvido com o objetivo de evitar os constantes crimes praticados no universo cibernético, que são considerados uma ameaça para a integridade de informações sigilosas. O certificado é usado para a efetuação de assinaturas digitais em várias formas de documentos, como nos formatos PDF, DOC no Word, entre outros.

É totalmente indispensável uma segurança efetiva para que os contadores utilizem essas informações de forma adequada. A assinatura garante também a validade jurídica do documento e funciona como uma identidade digital para uma pessoa física ou jurídica. Outro benefício garantido pelo certificado digital é a redução do tempo e a diminuição da burocracia para assinatura/impressão de um documento.

COMO SE DÁ A EMISSÃO DO CERTIFICADO DIGITAL? QUEM PODE EMITIR?

Os certificados digitais podem ser emitidos somente pelas Autoridades Certificadoras (AC), a SIG CERTIFICAÇÃO DIGITAL é uma AC e possui credenciamento pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras – O ICP Brasil. O ICP é um meio hierárquico que articula a emissão dos certificados e identifica virtualmente as pessoas físicas e jurídicas. No Brasil, é utilizado o modelo de certificação de raiz única, que é uma infraestrutura que utiliza chaves públicas nos arquivos.

TIPOS DE CERTIFICADOS
Para emitir um certificado, o requerente pode optar por vários modelos de apresentação do documento, podendo ser um arquivo digital ou uma mídia física. Os arquivos possuem três modelos: Certificado Digital A1, Certificado Digital A3 e Certificado Digital em Nuvem.

• Certificado Digital A1:
  Esse modelo, após a emissão, possui a validade de 1 ano (365 dias) e depois desse período, precisa de ser renovado. Nesse tipo de emissão, o documento é instalado no computador e pode ser arquivado em várias máquinas. Porém, durante a instalação do arquivo nos computadores, será solicitada uma senha PIN criada no momento da emissão do certificado.
  
• Certificado Digital A3:
  Esse tipo de certificado, diferentemente do A1, possui a validade de 3 anos contados a partir da data de emissão. Esse modelo possui informações armazenadas em um objeto físico, que geralmente se apresenta em dois formatos: SmartCard e Token.
  
  O SmartCard é similar a um cartão de crédito/débito com chip, no qual o solicitante do certificado, se quiser ter acesso ao documento, necessita adquirir uma leitora de cartões e conectá-la na porta USB do computador. Já o Token é um objeto similar a um pendrive e também deve estar conectado à porta USB do computador para obter acesso ao arquivo.

• Certificado Digital em NUVEM:
  Essa é a mais nova modalidade de emissão de certificados digitais, conceituada como uma moderna e atual armazenagem de informações. Esse tipo de arquivo pode ser acessado de qualquer computador, bastando o solicitante possuir acesso à internet e às informações para o login. Com relação ao prazo de validade, o requerente pode escolher entre 1 e 5 anos como prazo de validade desse modelo.

PROCESSO DE EMISSÃO DE CERTIFICADO

Para emitir o certificado, é necessário que o solicitante faça o agendamento do atendimento presencial na Receita Federal para pessoa física ou para o representante legal da Pessoa Jurídica. Após esse processo, durante o procedimento de conferência dos documentos, são emitidas duas senhas eletrônicas: uma durante o atendimento e outra enviada para o e-mail cadastrado.

Quando o modelo de certificado for o tipo A1, a pessoa física/jurídica, possuindo as duas senhas entregues no atendimento presencial, deve fazer o download do arquivo e define a senha PIN, que será requerida no momento da instalação do certificado nos computadores.

Para os certificados A3, a entrega é feita em objeto físico para quem optar pelos modelos SmartCard e Token. Após o agendamento e a validação presencial dos documentos, o certificado A3 é entregue nas mãos da Pessoa Física ou do representante legal da Pessoa Jurídica. Na entrega, eles recebem a senha PIN, que foi solicitada para a fazer a assinatura digital.

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